Ce reglementează și pe cine privește

Regulile de coordonare stabilesc în ce stat se plătesc contribuțiile sociale și ce stat acordă prestațiile (pensii, șomaj, prestații de boală, îngrijire pe termen lung, alocații familiale) atunci când o persoană lucrează sau locuiește în mai multe state ale UE/SEE sau în Elveția. Regulamentul este direct aplicabil în România, fără a fi nevoie de o lege de transpunere.

• Angajatorii care detașează salariați în alte state membre (construcții, transport, IT, servicii, montaj, mentenanță).
• Salariații care lucrează în mai multe state în mod obișnuit (de exemplu, șoferi, tehnicieni, consultanți).
• Persoanele care desfășoară activități independente și lucrează temporar în alt stat.
• Lucrătorii frontalieri și persoanele care își pierd locul de muncă după ce au lucrat în alt stat.

1. Detașarea salariaților – ce se schimbă

Regula de bază rămâne aceeași: salariatul detașat rămâne asigurat în România (cu formularul A1) dacă durata previzibilă a activității în celălalt stat nu depășește 24 de luni. De la 2 noiembrie 2028 apar însă condiții noi și mai clare:

1. Maximum 24 de luni

   Durata previzibilă a activității în celălalt stat nu poate depăși 24 de luni.

2. Fără înlocuirea altui detașat

   Salariatul trimis nu poate înlocui o altă persoană detașată (salariat sau persoană independentă). Excepțiile sunt explicate mai jos.

3. Minimum 3 luni de asigurare anterioară

   O persoană angajată special pentru a fi detașată trebuie să fi fost asigurată în România (în sistemul statului unde este stabilit angajatorul) cel puțin 3 luni imediat înainte de începerea activității. În practica actuală, perioada acceptată era, de regulă, de o lună.

4. Pauză de 2 luni după 24 de luni

   După ce o persoană a lucrat în total 24 de luni ca detașat în același stat (cu întreruperi de cel mult 2 luni), o nouă detașare în același stat este posibilă numai după ce trec cel puțin 2 luni de la încheierea perioadei anterioare. În situații speciale, statele pot acorda o derogare prin acord (art. 16).

Ce se întâmplă când un salariat detașat este înlocuit

Regulamentul păstrează interdicția de principiu: detașarea nu poate fi folosită pentru a acoperi un post permanent în celălalt stat prin trimiterea succesivă a mai multor persoane. Noul art. 12 alin. (3) din Regulamentul (CE) nr. 883/2004 reglementează însă expres situația în care detașatul nu își încheie activitatea (de exemplu, din cauza unei boli, a încetării contractului sau a revenirii anticipate) și este înlocuit de o altă persoană.

• Cine înlocuiește rămâne asigurat în România (cu A1) numai dacă durata totală a activității tuturor persoanelor care s-au succedat nu depășește 24 de luni.
• Înlocuitorul trebuie să îndeplinească și celelalte condiții ale detașării: angajatorul desfășoară în mod obișnuit activitate în România, salariatul lucrează pentru acel angajator, iar, dacă a fost angajat special pentru detașare, a fost asigurat în România cel puțin 3 luni înainte.
• Regula se aplică și persoanelor independente: un PFA care se deplasează temporar în alt stat nu poate înlocui un salariat detașat sau un alt independent, decât în aceleași condiții.
• Pentru înlocuitor, angajatorul face o nouă notificare și o nouă cerere de A1 înainte de plecare.

2. Notificarea prealabilă obligatorie și formularul A1

De la 2 noiembrie 2028, angajatorul este obligat să informeze instituția competentă înainte de începerea activității în celălalt stat și să solicite formularul A1. În România, formularul A1 este eliberat de casele teritoriale de pensii (sistemul CNPP).

• La primirea cererii, instituția eliberează formularul A1.
• Dacă A1 nu poate fi eliberat imediat, instituția emite o confirmare automată de primire, care este dovada că angajatorul și-a îndeplinit obligația de notificare.
• Informațiile sunt transmise electronic instituției din statul în care lucrează salariatul.
• La un control în statul gazdă, angajatorul trebuie să prezinte, la cerere, confirmarea de primire (dacă A1 nu a fost încă emis) sau dovada că deplasarea este scutită de notificare.

Când NU este necesară notificarea

Responsabilitățile angajatorului și ce riscă

• Angajatorul răspunde de dovezi: trebuie să poată prezenta, la cerere, confirmarea de primire sau dovada scutirii și să îi dea salariatului detașat documentele justificative (pe hârtie sau în format electronic).
• Cerere online: statele trebuie să permită completarea cererii de A1 integral online, cu confirmare automată de primire.
• Lucru fără A1: dacă salariatul lucrează în alt stat fără A1 și deplasarea nu este scutită, statul gazdă poate cere informații instituției din România; dacă nu primește răspuns în 35 de zile lucrătoare, poate proceda ca și cum nu s-ar fi eliberat niciun A1 și poate aplica propria legislație.
• Sancțiuni: statele pot aplica măsuri proporționale angajatorului care nu notifică. Simpla lipsă a notificării nu schimbă însă automat legislația aplicabilă salariatului.
• Controale comune: inspecțiile muncii și casele de asigurări pot colabora, inclusiv în inspecții comune sprijinite de Autoritatea Europeană a Muncii (ELA), pentru a verifica notificările și abuzurile privind scutirile.

Situații speciale

• Funcționarii publici trimiși să lucreze în alt stat și persoanele chemate sub arme sau la serviciul civil: instituția angajatoare informează casa de asigurări ori de câte ori este posibil, înainte de începerea activității; se aplică aceleași scutiri (călătorii de afaceri, maximum 3 zile).
• Salariații care lucrează pe o navă sub pavilionul altui stat: angajatorul informează în prealabil, ori de câte ori este posibil, instituția din statul a cărui legislație se aplică.
• Retragerea A1 cu efect retroactiv: dacă ar duce la un rezultat disproporționat – de exemplu, salariatul ar rămâne neasigurat pentru o perioadă în toate statele – statele trebuie să ia în calcul un acord de derogare (art. 16) pentru acea perioadă.

3. Salariații care lucrează în mai multe state

Pentru persoanele care lucrează în mod obișnuit în două sau mai multe state, regulamentul aduce clarificări:

• Stabilirea legislației aplicabile se face pe baza activității estimate pentru următoarele 12 luni și este valabilă cel mult 24 de luni, după care situația se reevaluează.
• Sediul angajatorului este definit ca locul unde se adoptă deciziile esențiale și se exercită funcțiile de administrare centrală – o regulă care vizează firmele „cutie poștală”.
• Determinarea provizorie a legislației devine definitivă după 2 luni, dacă niciun stat nu o contestă.
• Noutate: o persoană care lucrează într-un stat în timp ce primește indemnizație de șomaj din alt stat rămâne supusă legislației statului care plătește șomajul.

4. Indemnizația de șomaj pentru cei care au lucrat în alt stat

• Cumularea perioadelor: statul în care persoana a lucrat ultima dată ia în calcul perioadele din alte state numai dacă persoana a fost asigurată acolo cel puțin o lună neîntreruptă. Altfel, plătește statul anterior în care a lucrat cel puțin o lună.
• „Exportul” indemnizației: șomerul care pleacă să caute un loc de muncă în alt stat își păstrează indemnizația 6 luni (față de 3 luni, regula generală de acum), cu posibilitatea prelungirii până la sfârșitul dreptului.
• Lucrătorii frontalieri: primesc indemnizația de la statul în care au lucrat ultima dată, dacă au lucrat acolo cel puțin 22 de săptămâni; altfel, de la statul de reședință.

5. Alte schimbări importante

• Prestațiile pentru îngrijirea pe termen lung au un capitol propriu de coordonare (regulile vechi se aplică cererilor depuse înainte de 2 noiembrie 2028).
• Prestațiile familiale care înlocuiesc veniturile în perioada creșterii copilului primesc reguli speciale (regulile vechi se aplică pentru copiii născuți înainte de 2 noiembrie 2028).
• Combaterea fraudei: schimb electronic de date mai rapid între instituții și o procedură clară de verificare și retragere a documentelor (inclusiv A1).
• Relațiile dintre instituții: termen de prescripție de 3 ani pentru decontări și un instrument uniform pentru recuperarea sumelor plătite necuvenit.

Calendarul aplicării

Ce ar trebui să facă angajatorii de acum

• Faceți un inventar al deplasărilor în străinătate: care sunt călătorii de afaceri, care sunt activități de cel mult 3 zile și care sunt detașări propriu-zise.
• Dacă lucrați în construcții, pregătiți-vă pentru notificarea fiecărei deplasări, oricât de scurtă.
• Planificați recrutările pentru proiecte în străinătate ținând cont de cele 3 luni de asigurare anterioară.
• Urmăriți durata totală a detașărilor pe același post și pe aceeași persoană (24 de luni, pauza de 2 luni).
• Actualizați procedurile interne și modelele de ordine de deplasare / acte adiționale de detașare.

Temei legal: Regulamentul (UE) 2026/2359 al Parlamentului European și al Consiliului din 7 octombrie 2026 de modificare a Regulamentului (CE) nr. 883/2004 privind coordonarea sistemelor de securitate socială și a Regulamentului (CE) nr. 987/2009 de stabilire a procedurii de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 883/2004 (JO L, 27.10.2026). Informațiile au caracter general și nu înlocuiesc analiza situației concrete.