Odată cu aprobarea Hotărârii 295/2025 privind Registrul general de evidenţă a salariaţilor – REGES-ONLINE, precum și a Ordinului 1107/2025 pentru aprobarea Procedurii de acces în vederea completării, transmiterii şi interogării datelor în/din Registrul general de evidenţă a salariaţilor – REGES-ONLINE angajatorii trebuie să întreprindă demersurile necesare pentru accesarea platformei de la Inspecția Muncii în vederea gestionării contractelor de muncă ale salariaților.

Dar cum se face acest lucru?

Procedura din 2025 de acces în vederea completării, transmiterii şi interogării datelor în/din Registrul general de evidenţă a salariaţilor – REGES-ONLINE detaliază pașii și modalitățile de acces ale angajatorilor.

a) prin utilizarea identităţii digitale acordate de Autoritatea pentru Digitalizarea României, prin aplicaţia RoeID;

Accesul angajatorilor la aplicaţia REGES-ONLINE se face individual, după cum urmează:

b) prin utilizarea unui certificat digital calificat, în condiţiile Legii nr. 214/2024;

c) prin obţinerea aprobării unei solicitări de activare a contului, până la obţinerea accesului conform lit. a) sau b), dar nu mai mult de 30 de zile, de la inspectoratul teritorial de muncă căruia i se adresează la ghişeu, în baza identificării vizuale şi verificării cărţii de identitate a solicitantului.

Autorizarea accesului la Registru unui angajator se face după cum urmează:

a) pentru reprezentanţii legali ai angajatorilor înregistraţi la Oficiul Naţional al Registrului Comerţului (ONRC) autorizarea se realizează automat de către sistem, prin verificarea în RECOM a calităţii solicitantului;

b) pentru reprezentanţii legali ai angajatorilor neînregistraţi la ONRC, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: hotărârea judecătorească de înfiinţare sau alt act constitutiv, certificatul de înregistrare fiscală, actul care atestă calitatea de reprezentant legal a solicitantului;

c) pentru împuterniciţii desemnaţi de reprezentanţii legali ai angajatorilor cu capital privat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică de către respectivii împuterniciţi semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: certificat de înregistrare la ONRC sau certificatul de înregistrare fiscală, hotărârea judecătorească de înfiinţare sau alt act constitutiv, împuternicire notarială pentru solicitant sau, după caz, contractul de prestări servicii/actul adiţional la acesta din care rezultă obligaţia prestatorului, prin reprezentantul legal al acestuia, de creare a contului de acces al angajatorului în Registru;

d) pentru împuterniciţii desemnaţi de reprezentanţii legali ai angajatorilor cu capital de stat, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: act constitutiv, act care atestă calitatea reprezentantului legal, certificatul de înregistrare fiscală şi împuternicire semnată digital de către reprezentantul legal sau împuternicire notarială pentru solicitant;

e) pentru reprezentanţii legali şi împuterniciţii angajatorilor prevăzuţi de Legea-cadru nr. 153/2017 privind salarizarea personalului plătit din fonduri publice, cu modificările şi completările ulterioare, autorizarea se face prin încărcarea în portal a următoarelor documente, pe care se aplică semnătura digitală pentru certificarea conformităţii cu originalul, şi anume: act care atestă calitatea reprezentantului legal, certificatul de înregistrare fiscală şi actul administrativ semnat digital de către reprezentantul legal de desemnare a împuternicitului.

Inspectoratul teritorial de muncă respinge cererea de acces la Registru în cazul nerespectării condiţiilor prevăzute la pct. 16, precum şi în cazul în care constată inadvertenţe în documentele comunicate în vederea autorizării, în termen de cel mult 3 zile lucrătoare.

În cazul respingerii cererii de acces, angajatorii au obligaţia de a formula o nouă cerere, cu respectarea prevederilor prezentei proceduri.

Menționăm că:

Angajatorii au obligaţia de a solicita accesul în Registru în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a Hotărârii Guvernului nr. 295/2025.